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NEXIS 4 | Datenschutz | Team | Datenschutzerklärung

Datenschutzinformation für Geschäftskunden

Diese Information gilt für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Begründung und Durchführung einer Geschäftsbeziehung mit uns.

 

1. Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

Verantwortlich im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) ist die:

Nexis GmbH, Rudolf-Vogt-Str. 6, 93053 Regensburg, Deutschland

E-Mail: contact@nexis-secure.com

Telefonnummer: +49 941 85097900

 

2. Datenschutzbeauftragter

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter privacy@nexis-secure.com oder per Post unter der oben angegebenen Adresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“.

 

3. Zu welchen Zwecken und aufgrund welcher Rechtsgrundlagen erfolgt die Datenverarbeitung?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Vertragserfüllung (Art. 6
Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten weiterhin zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO). Dies beinhaltet die Verarbeitung Ihrer Daten zur Erfüllung von Aufbewahrungs- und Speicherpflichten (z.B. § 147 AO; § 257 HGB) sowie bestehender Pflichten zur Verarbeitung von Kundendaten (z.B. aufgrund steuerrechtlicher Verpflichtungen). Ferner verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) zum Zweck der Kommunikation mit Ansprechpartnern bei Geschäftskunden. 

In Einzelfällen verarbeiten wir Daten, weil Sie ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 (1) a DSGVO), zum Beispiel beim Erhalt von Werbung per E-Mail. Hierüber werden Sie im Rahmen der Erteilung Ihrer Einwilligung gesondert informiert. Wir können Ihre Daten zur Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeiten. Dies ist z.B. der Fall, wenn wir mit Ihnen eine gerichtliche oder außergerichtliche Auseinandersetzung z.B. über das Bestehen oder Nichtbestehen von Zahlungsverpflichtungen führen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO).

 

4. Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden von uns verarbeitet?

Im Rahmen der oben genannten Verarbeitungszwecke verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:

  • Vorname, Nachname, Berufsbezeichnung
  • Firma und Firmenadresse
  • Dienstliche Kommunikationsdaten (E-Mail-Adresse, Telefon)

 

5. An welche Empfänger werden Ihre Daten übermittelt?

Ihre personenbezogenen Daten können zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten folgenden Empfängern übermittelt werden:

  • IT-Dienstleister
  • Steuerberater
  • Behörden

 

6. Werden Ihre Daten an Länder außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittländer) übermittelt?

Zur Bereitstellung unseres E-Mail-Postfachs arbeiten wir mit der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P52, Irland, zusammen. Die Verarbeitung der Daten geschieht grundsätzlich in der EU. Ein Datentransfer zu Microsoft in die USA (Drittland) kann jedoch nicht vollständig ausgeschlossen werden. Wir haben daher mit Microsoft einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Die EU-Standardvertragsklauseln sind auf der Webseite der Europäischen Kommission verfügbar. Darüber hinaus ist Microsoft nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.

Als CRM-System setzen wir HubSpot ein. Unser Vertragspartner ist die HubSpot Germany GmbH (Adresse: HubSpot Ireland Limited, HubSpot House, One Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland). Die Verarbeitung der Daten geschieht grundsätzlich in der EU. Ein Datentransfer zu Hubspot Inc. in die USA (Drittland) kann jedoch nicht vollständig ausgeschlossen werden. Wir haben daher mit Hubspot einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Die EU-Standardvertragsklauseln sind auf der Webseite der Europäischen Kommission verfügbar. Darüber hinaus ist Hubspot Inc. nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.

 

7. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehungen und darüber hinaus nur so lange, wie wir auf Grundlage gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind. Zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z.B. Handels- und Steuerrecht) können Ihre Daten dabei bis zu 10 Jahre gespeichert werden. Zur Erhaltung von Beweismitteln können die zivilrechtlichen Verjährungsfristen in manchen Fällen bis zu 30 Jahre betragen und die Daten insofern für diese Dauer gespeichert werden.

 

8. Welche Rechte stehen Ihnen zu?

Sie haben das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen,
ob Sie betreffende personenbezogene Daten durch uns verarbeitet werden. Ist
dies der Fall, geben wir Ihnen gerne Auskunft über diese personenbezogenen
Daten und die in Art. 15 DSGVO aufgeführten Informationen. Darüber hinaus steht
Ihnen unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf
Berichtigung (Art. 16 DSGVO), das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), das Recht
auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), das Recht auf Datenübertragbarkeit
(Art. 20 DSGVO) und das Recht Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen
(Art. 21 DSGVO) zu. Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, haben Sie
das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
allerdings bleibt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung und bis zum
Widerruf erfolgten Verarbeitung unberührt.

Zudem haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihr Recht auf
Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde geltend zu machen, wenn Sie
der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns
gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt (Art. 77 DSGVO).

 

9. Woher stammen die personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten diejenigen personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen.

 

10. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?

Zur Begründung einer Geschäftsbeziehung müssen Sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für einen Vertragsabschluss erforderlich sind. Andernfalls ist ein Vertragsabschluss nicht möglich.

 

11. Aktualisierung und Änderung der Kundeninformation

Wir behalten uns das Recht vor, diese Kundeninformation jederzeit unter Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen zu ändern.

Derzeitiger Stand ist: Februar 2025.